APLIKASI KONSEP ANALISIS SWOT DALAM MANAJEMEN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang masalah

Kembali pada papersoalan-persoalan yang kerap terjadi dalam urusan manajemen, ada beberapa factor yang berpengaruh yang mana fakto-faktor tersebut setidaknya  tercakup dalam dua ruang lingkup eksternal dan internal. Dari dua arah inilah semua data dari sekian faktor yang mungkin diperoleh akan dijadikan dasar didalam mengambil sebuah keputusan yang diharapkan mampu memberikan penyelesaian praktis terhadap semua pesoalan yang dihadapi. Dalam permasalahan pengembangan sumber daya organisasi misalnya. Karna untuk pengambilan sebuah keputusan yang diharapkan mampu memberikan kontribusi yang berarti dari segi operasionalnya, maka menjadi suatu keharusan untuk mengetahui semua informasi dari segenap aspek yang mungkin berpengaruh terhadap dinamika organisasi. sehingga  tidaklah cukup jika sebuah keputusan hanya didasarkan pada data-data internal semata akan tetapi data-data eksternal pun juga harus diutamakan guna menghasilkan sebuah keputusan strategic yang komprehensif, efektif dan efisien terhadap pengembangan organisasi.

Untuk mendapatkan informasi yang akurat serta dapat dipertanggung jawabkan didalam pengambilan sebuah keputusan. Maka para ahli dibidang ini menawarkan sebuah konsep analisa SWOT  yaitu suatu cara untuk mengidentifikasi berbagai factor secara sistematis dalam rangka merumuskan strategi perusahaan.[1] Konsep ini pertama kali diperkenalkan oleh Albert Humphrey.[2]

Konsep SWOT merupakan tehnik pengupulan data dari suatu lembaga organisasi sekaligus menganalisanya untuk dijadikan dasar pengambilan sebuah keputasn. Dimana data-data yang dikumpulkan adalah dari serangkaian permasalahan yang sedang dihadapi baik dari sektor internal maupun eksternal yang  kemudian dirumuskan serta diformulasikan menjadi sebuah keputusan yang strategic dan mampu memberikan pengruh bagi pengembangan sumberdaya organisasi.

B. batasan kajian                       

Untuk menghindari meluasnya pembahasan kajian ini maka penyusun membatasi kajian ini hanya mencakup:

1.   apa pengertian anilisis SWOT serta bagaimana ruang lingkup praktisnya?

2. ditinjau dari segi aplikasinya bagaimanakah sistem analisis SWOT dalam menghasilkan keputusan strategic?

3.  dari segi operasionalnya,  apa saja yang menjadi kelebihan dan kekurang analisis SWOT?

C. Tujunan penyusunan

Disamping sebagai pemenuhan tugas semester, penyusunan makalah ini juga sebagai bentuk pengembangan kemampuan penyusun terhadap materi-materi yang telah diberikan dalam mata kuliah “manajemen lembaga pendidikan islam” serta diharapkan mampu memberikan sedikit wawasan dan gambaran terhadap salah satu tehnik analisa manajemen serta mampu mengaplikasikanyan dalam tataran prkatis, bagi pnyusun khususnya dan bagi segenap mahasisiwa semester v akstension pada umumnya.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian serta ruang lingkup analisis swot

Analisis SWOT merupakan pendekatan terorganisasi didalam menilai kekuatan dan kelemahan internal perusahaan serta peluang dan ancaman eksternalnya.[3] Kata SWOT merupakan singkatan dari streght (kekuatan), weaknes (kelemahan), opportunities (peluang), threat (ancaman). Dua elemen pertama yaitu streght dan weaknes dapat dilihat sebagai sesuatu yang digerakan secara internal dan bersifat khusus dalam suatu organisasi. Sedangkan opportunities dan threat biasanya bersifat eksternal dan bisa dianalisa dengan analisis PEST.[4]

Secara garis besarnya analisah SWOT merupakan proses evaluasi terhadap system organisasi dari segi kekuatan dan kelemahan internalnya serta peluang dan ancaman dari segi eksternalnya. Kemudian dari data-data yang diperoleh dari masing-masing diatas, diharapkan akan membantu para manajer didalam merumuskan serta menetapkan kebijakan dan keputusan terbaik bagi organisasi. sebagaimana dalam asumsi dasar SWOT bahwa suatu uji realitas internal dan eksternal yang kritikal hendaknya mendorong para manajer untuk merumuskan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan organisasi mereka.[5]
 

B. Aplikasi sisitem analisis SWOT dalam upaya menghasilkan keputusan strategic

Sebagai mana telah disinggung dimuka, bahwa ruang lingkup analisis SWOT tidak hanya mengacu pada permasalahan-permasalahan internal tapi juga mengarah pada permasalahan-permasalahan eksternal. Yang mana kedua arah inilah menjadi titik tumpu didalam upaya perumusan strategi bagi pencapaian tujuan organisasi.

Scara praktis didalam menganalisa serta mengefaluasi stiap gejala-gejala yang tampak baik dari segi eksternal maupun internalnya dan supaya menghasilkan keputusan yang terbaik, maka dalam analisa SWOT mempunyai tahapan-tahapan tertentu[6]. Antara lain:

1. tahap pengambilan data yaitu evaluasi factor internal maupun eksternal.
2. tahap analisis yaitu pembuatan matriks internal dan eksternal serta matriks SWOT.
3. tahap pengambilan keputusan.

Tahap pengambilan data dilakukan untuk mengetahui apa sajakah yang menjadi factor-faktor kelemahan dan kekuwatan, sebuah lembaga organisasi serta peluang dan ancaman yang berpengaruh bagi dinamika organisasi. Tahap ini dilakukan dengan berbagai media diantaranya dengan mengadakan wawancara kepada para ahli dibidang yang bersangkutan, atau dengan analisa stastistika. Kemudian setelah diketahui fakto-faktor apa sajahkah yang berpengaruh langkah selanjutnya adalah  membuat matriks internal dan eksternal. Adapun komponen-komponen yang ada dalam matriks ainternal dan eksternal[7] antara lain:

1. dalam kolom 1 dilakukan penyususnan factor yang dimiliki oleh suatu lembaga organisasi yang terbagi atas factor internal dan eksternal.
2. pada kolom 2. pemberian bobot pada masing-masing factor pada kolom 2 dari 0,1 (sangat penting) hingga 0,0 (tidak penting). Pembobotan ini bias dilakukan dengan berbagai cara pembobotan.
3. pada kolom 3 diisi perhitungan rating terhadap masing-masing tersebut didasarkan pada pengaruhnya bagi organisasi. Retang nilai rating 1 berati tidak begitu berpengaruh hingga 5 yang berarti sangat berpengaruh.
4. kolom 4 diisi dengan mengalihkan nilai pada kolom 2 dan kolom 3

penjumlahan total sekor pembobotan untuk masing-masing sekor dari factor internal (kelemahan dan kekuatan) serta factor eksternal (peluang dan ancaman). Untuk memperoleh strategi yang tepat bagi perusahaan maka nilai itu diletakan pada kuadran yang sesuai untuk kemudian dilakukan pembuatan matriks SWOT  untuk menjelaskan alternative strategi yang dilakukan. Lihat table berikut:

Uraian factor-faktor internal	bobot	Ranting	Sekor
1. kekuatan ·        factor 1 ·        factor 2 ·        factor 3 ·        dst…… 2. kelemahan ·        factor 1 ·        factor 2 ·        factor 3 dst……
Total skor factor eksternal
1. ancaman ·        factor 1 ·        factor 2 ·        factor 3 ·        dst…… 2. peluang ·        factor 1 ·        faltor 2 ·        factor 3 dst…..
Total skor factor peluang dan ancaman

Setalah  kita membuat matrik internal dan eksternal, selanjutnya adalah menentukan posisi organisasi. Dan untuk menentukan posisi organisasi adalah dengan membuat matrik SWOT, lihat diagram[8] berikut.

Posisi perusahaan 

Keterangan:

1. Bagian 1 adalah situasi untuk memanfaatkan peluang utama yang ditimbulkan oleh ketidak pastian konsumen (masyarakat).
2. bagian 2 merupakan situasi yang paling tidak menguntungkan.dimana perusahan mengalami ancaman besar yang ditimbulkan oleh lingkungan karna posisi sumberdaya yang lemah. Situasi ini membutuhkan strategi yang mengurangi atau mengarahkan kembali  melibatkan produk atau pasar yang telah ditelaah.
3. bagian 3 suatu perusahaan yang telah mengidentifikasikan beberapa kekuatan inti menghadapi situasi lingkungan yang tidak menguntungkan. Dalam situasi ini harus dicari strategi untuk menggunakan sumber daya dan kompetensi yang kuat untuk membangun peluang jangka panjang pada pasar produk yang lebih menjajikan.
4. bagian 4 menghadapi peluang pasar yang mengesankan namun terhambat oleh sumber daya yang lemah. Focus strategi untuk perusahaan semacam itu adalah menghilankan kelemahan internal sehingga lebih efektif mengejar peluang  pasar.

Setelah melewati tahap pembuatan matriks internal dan eksterna serta diagram SWOT, maka tahapan selanjutnya adalah pengambilan keputusan atau perumusan strategi. dan untuk lebih memudahkan didalam merumuskan strategi dari diagram analisis diatas maka kita bisa membuat matrik strategi[9] sebagai berikut:

IFA/EFA	STRENGHTS (S) ·        factor ·        factor ·        factor ·        dst….	WEAKNES (W) ·        factor ·        factor ·        factor ·        dst…
OPPORTUNITIES (O) ·     factor ·     factor ·     factor ·     dst…	Strategi (SO) Mencittakan strategi yang menggunakankekuatan untuk memanfaatkan peluang. Digunakan jika perlu usaha berada pada sel 1	Strategi (WO) Menciptakan strategi untuk meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang. Digunakan bila perusahaan berada pada sel 2
THREATS (T) ·     factor ·     factor ·     factor ·     dst	Strategi (ST) Menciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman. Digunakan jika perusahaan berada pada sel 3	Strategi (WT) Menciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman. Digunakan jika perusahaan berada pada sel 4

Diagram strategi analisis SWOT

Dari diagram diatas dapatlah disimpulkan, bahwan untuk menghasilkan keputusan yang strategic serta efektif bagi organisasi, maka setidaknya keputusan tersebut mempunyai karakter[10] sebagai berikut:

1. mendukung misi organisasi.
2. mengeksploitasi peluang dan kekuatan.
3. menetralisir ancaman.
4. menghindari kelemahan.

C. Kelemahan analisis SWOT dalam memberikan informasi bagi perumusan strategi perusahaan

Didalam menghasilkan keputusan strategis perusahaan, analisis SWOT memang merupakan langkah yang relevan dan telah memberikan kontribusi cukup berarti bagi pengembangan lembaga organisasi perusahaan sepanjang sejarahnya. Akan tetapi juga perlu untuk dipahami bahwa system analisis ini pun mempunyai keterbatasan dalam fungsi opersionalnya. Hal ini disebabkan adanya hal-hal yang mungkin tidak tejangkau atau dikarnakan hal-hal yang terjadi didalam obyek analisis yang tidak bisa dikendalikan dan diprediksi sebelumnya. Adapun hal-hal yang menjadi kelemahan analisis SWOT[11] antara lain:

1. analisis SWOT dapat terlalu menekankan kekuatan internal dan menganggap remeh ancaman eksternal.
2. analisis SWOT dapat menekankan pada satu kekuatan atau elemen strategi.
3. suatu kekuatan tidak selalu menjadi kekuatn kompetitif.

Sedangkan menurut Kearns[12] hal-hal yang menjadi kelamahan dalam analisis SWOT antara lain:

1. hilangnya unsure keterkaitan (the missing ling problem) hal ini menunjukan pada kegagalan dalam menghubungkan evaluasi terhadap factor eksternal dan evaluasi factor internal.
2. masalah langit biru (the blu sky problem) langit biru salalu membawa kegembiraan karma langit yang cerah. Ini berati para pengambil keputusan bersikap terlalu cepat optimis didalam melihat peluang dalam lingkungan.
3. suatu harapan dalam kondisi yang kurang menggembirakan (the silver lining problem) suatu harapan dalam kondisi yang kurang menggembirakan. Ini merupakan situasi yang yang melahirkan masalah karena para pengambil keputusan mengharapkan sesuatu dalam suasana yang tidak menguntungkan. Masalah ini timbul kalau pengambil keputusan memandang remeh terhadap pengaruh dari ancaman lingkungan yang sangat potensial. Jadi sebenarnya ada ancaman, tapi ancama itu sering ditafsirkan mendatangkan keberuntungan.
4. (the all thing to people problem) suatu falsafah yang mendorong pengambil keputusan cenderung lebih memusatkan perhatian pada kelemahan-kelemahan organisasinya. Dan beranggapan bahwa organisasi seharusnya melakukan hal yang sama baiknya.sehingga banyak waktu intuk memperhatikan kelaman-kelemahan tersebut dengan disertai dengan tindakan-tindakan untuk memperbaiki  kelemahan tersebut. Sehingga mereka melupakan dan tidak memperhatikan potensi-potensi yang dimilikinya.
5. menempatkan kereta didepan kuda (the putting the cart before the horse problem) para pengambil keputusan lansung memulai mengembangkan strategi dan rencana tindak lanjut sebelum mereka mampu menguraikan secara jelas akan pilihan kebijaksaan  strategic yang akan dijalankan organisasinya.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari uraian ditas jelaslah sudah bahwa analisis SWOT merupakan system analisis yang berupaya untuk mengevaluasi segenap fakta-fakta dari permasalahan yang sedang dihadapi oleh sebuah lembaga organisasi melalui langkah-langkah yang telah ditetapkan dalam rangka mencapai sebuah keputusan yang strategis bagi pengembangan suatu lembaga organisasi. Mskipun dalam bentuk operasionalnya system analisis ini banyak memberikan pengaruh bagi pengembangan organisasi, akan tetapi juga merupakan sebuah keharusan untuk memperhatikan kelemahan-kelamahanya guna menghasilkan keputusan yang banar-benar strategic, efektif serta efisien bagi pengembangan organisasi.

---

[1] Prof. Dr. Ir Marimin, M.sc., Tehnik Pengambilan Keputusan Kriteria Majmuk. 2004, Jakarta: PTGresindo (hal:58)  [2] Albert Humphrey adalah pemimpin proyek riset pada universitas Stanford pada tahun 1969an dan tahun 1970an dengan menggunakan data dari perusahaan Fortune 500 (http://id.wikipedia.org/wiki/Analisis_SWOT) . (diambil 20/11/2011)  [3] Louis E. Boone dan David L. Kurts. Pengantar Bisnis Kontemporer Edisi II, diterjemahkan oleh Ali Akbar Yulianto (Jakarta: Salemba Empat, 2004)  [4] Gregory. Anne, Perencanaan dan Manajemen Kampanye Publik Relation, diterjemahkan oleh Dewi Damayanti (Jakarta: Airlangga, 2004) (hal 46-47)  PEST adalah sebuah metode analisis yang digunakan untuk menganalisa lingkungan eksternal dimana menurut analisis ini terdapat empat lingkungan yang berpengaruh bagi organisasi antara lain ingkungan politik, ekonomi, social dan teknologi. [5]  Louis E. Boone dan David L. Kurts, loc. cit (hal-391). [6] Prof. Dr. Ir Marmin, M.sc., op.cit (hal 60)  [7] Ibid, (hal 61-62) [8] John A. Pearce ll and Ricard B. Robinson Jr, strategic managemen-formulation, implementation, and control, 10 edition, diterjemahkan oleh yanivi bachtiar christin dalam judul, strategi manajemen-formulasi, implementasi, dan pengendalian, edisi 10, buku 1 (Jakarta: salemba empat, 2007) [9] Prof. Dr. Ir Marmin, M.sc., op.cit (hal 60 )  [10] Griffin, Ricky, Management, diterjemahkan oieh Gina Gania dalam judul Manajemen (Jakarta: Airlangga 2004)  [11] John A. Pearce ll and Ricard B. Robinson Jr, op.cit (hal 206-207) [12] Prof, Dr, J. Salusu, M.A, Pengambilan Keputusan Stratejik, (Jakarta: Grasindo 1996)

DAFTAR PUSTAKA

Anne. Gregory, Perencanaan dan Manajemen Kampanye Publik Relation, diterjemahkan oleh Dewi Damayanti (Jakarta: Airlangga, 2004) (hal 46-47)

John A. Pearce ll and Ricard B. Robinson Jr, strategic managemen-formulation, implementation, and control, 10 edition, diterjemahkan oleh yanivi bachtiar christin dalam judul, strategi manajemen-formulasi, implementasi, dan pengendalian, edisi 10, buku 1 (Jakarta: salemba empat, 2007)

Salusu, M.A., Prof, Dr, J.  Pengambilan Keputusan Stratejik, (Jakarta: Grasindo 1996)

Louis E. Boone dan David L. Kurts. Pengantar Bisnis Kontemporer Edisi II, diterjemahkan oleh Ali Akbar Yulianto (Jakarta: Salemba Empat, 2004)

Marimin, M.sc., Prof. Dr. Ir Tehnik Pengambilan Keputusan Kriteria Majmuk. 2004, Jakarta: PTGresindo (hal:58)

Ricky. Griffin, Management, diterjemahkan oieh Gina Gania dalam judul Manajemen (Jakarta: Airlangga 2004)